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POLITIQUE D’ALERTE

  1. Objet

    L’objectif de la Politique d’alerte (la « Politique ») est d’expliquer ce que les salariés d’Envea (« Envea » ou le « Groupe ») doivent faire s’ils rencontrent ou soupçonnent une mauvaise conduite. Elle doit être lue en conjonction avec le Code de conduite et d’autres politiques et procédures du Groupe. La présente Politique s’applique en plus de toutes les politiques spécifiques à l’unité opérationnelle qui sont en place.

    Le Groupe s’engage à mener ses activités avec honnêteté, transparence, intégrité et à respecter les lois et les réglementations internes et externes. Le Groupe encourage chacun à donner l’alerte en cas de violations ou soupçon de mauvaise conduite entraînant la violation des lois et réglementations en vigueur, du Code de conduite ou de nos politiques et procédures. Tous les signalements faits de bonne foi seront pris au sérieux, gérés en toute confidentialité et sans représailles.

  2. Champ d’application

    La Politique s’applique à chaque personne qui travaille pour le Groupe indépendamment du type de contrat (y compris les travailleurs permanents, temporaires, intérimaires, les stagiaires, le personnel externe et embauchés), le lieu, le poste ou le niveau d’ancienneté (les « Salariés »). La Politique est disponible pour toutes les parties liées (c.-à-d. les clients, fournisseurs, mandataires, distributeurs, représentants et actionnaires) qui souhaitent soulever une préoccupation impliquant une personne qui exécute un travail pour le Groupe.

La Politique peut être utilisée pour soulever des préoccupations sur une mauvaise conduite et un soupçon de mauvaise conduite. Les Salariés doivent assumer la responsabilité de signaler une mauvaise conduite ou un soupçon de mauvaise conduite, quelle que soit leur ancienneté dans le Groupe.

Les Salariés doivent donner l’alerte si :

  1. Vous pensez que quelqu’un agissant au nom d’ENVEA fait, a fait ou pourrait faire quelque chose qui viole les lois et réglementations en vigueur, le Code d’éthique ou les politiques et procédures d’ENVEA ;
  2. Vous avez un doute sur la marche à suivre et avez besoin de conseil ;
  3. Vous pensez que vous avez peut-être été impliqué dans une mauvaise conduite ; ou
  4. Vous pensez que quelqu’un qui a suivi la Politique de bonne foi a fait l’objet de représailles.

La Politique n’est pas prévue pour être utilisée en vue de régler des plaintes individuelles ou faire de fausses accusations.

Les Salariés doivent signaler les mauvaises conduites ou les soupçons de mauvaise conduite. De cette façon, vous donnez au Groupe l’occasion d’examiner la question et de définir les mesures appropriées. C’est la meilleure façon de créer un environnement de travail positif, ouvert dans toute l’organisation. Sauf si la loi en vigueur l’exige, ou en cas de signalement d’un danger grave et imminent ou de dommages irréversibles, les salariés sont tenus de s’exprimer en interne avant de signaler à toute autorité externe.

  1. Donner l’alerte au niveau interne

    Si vous êtes le témoin ou si vous soupçonnez une mauvaise conduite, n’hésitez pas à donner l’alerte par le biais de l’un des canaux ci-dessous :

    • Votre supérieur hiérarchique est généralement la bonne personne à qui faire part d’un problème de conformité ou d’intégrité ;
    • Votre représentant des Ressources Humaines.
    • Vous pouvez également obtenir de l’aide ou des conseils auprès du Président-directeur général.

    Si vous n’êtes pas en mesure ou si vous êtes mal à l’aise de soulever le problème par l’un des modes ci-dessus, vous pouvez également faire part de votre préoccupation au Responsable désigné.[1]

    [1] La liste complète des Responsables désignés et des responsabilités associées figure à l’Annexe A du Code de conduite d’Envea.

  2. Quel type d’informations dois-je fournir ?

    Vous devez donner l’alerte avec les faits dont vous disposez. Les Salariés ne doivent pas mener leurs propres enquêtes. Que vous fassiez part de votre préoccupation en personne, par écrit ou par courriel, veuillez fournir autant d’informations détaillées que possible. Veuillez inclure :

    • Le contexte, l’historique et la raison de la préoccupation
    • Les données, lieux et si possible le nom des personnes et autres informations pertinentes
    • Des exemples du comportement en question
    • Tout document pouvant être pertinent pour la situation

    Il est également bien d’indiquer si vous avez déjà discuté de la situation avec quelqu’un, et si c’est le cas, avec qui et quand.

  3. Donner l’alerte de manière externe

    Les Salariés sont tenus de donner l’alerte tout d’abord de manière interne. Le Groupe accepte le fait qu’il existe certaines situations dans lesquelles vous ne pouvez pas donner l’alerte de manière interne. Dans ce cas, vous devez donner l’alerte de manière externe, conformément à toutes les lois et réglementations en vigueur. Parmi les exemples de ces situations, on peut citer :

    • Lorsque vous êtes en réel danger ;
    • Lorsque c’est votre devoir légal ;
    • Lorsque vous avez une crainte raisonnable de subir de graves représailles à la suite du signalement interne ;
    • Lorsque vous avez une crainte raisonnable que les preuves soient détruites ; et
    • Lorsqu’un signalement interne précédent n’a pas été géré de manière appropriée dans un délai raisonnable.
  1. Signalement et processus

    Chaque signalement d’un potentiel problème de conformité sera pris au sérieux :

    • Si vous donnez l’alerte, vous recevrez une confirmation de la réception de votre problème dès que possible et au plus tard dans les sept jours ouvrables ;
    • Votre signalement sera soumis à un examen initial afin de déterminer si une enquête plus poussée est nécessaire ;
    • Si une enquête plus approfondie est considérée comme souhaitable, vous serez peut-être contacté afin de fournir d’autres informations. Toutes les enquêtes seront menées avec objectivité, en totale confidentialité et en conformité avec toutes les lois et politiques en vigueur. À ce stade, des experts externes, comme des avocats ou des comptables, peuvent être engagés pour apporter leur aide au cours d’une enquête ;
    • En qualité de partie effectuant le signalement, vous serez informé du traitement de votre rapport sous 3 à 6 mois s’il est justifié et si la mauvaise conduite a été confirmée, mais on ne vous fournira pas d’autres détails ; et
    • La partie chargée de mener l’enquête rendra compte des résultats au Conseil de direction d’ENVEA. Ceci sera fait le plus tôt possible et dans les deux mois suivant la réception du signalement initial.
  2. Implication dans une enquête

    Le Responsable désigné est la partie responsable de la conduite de toute enquête ou de la coordination avec la Direction ou le Conseil d’administration afin d’identifier la partie interne ou externe appropriée pour mener l’enquête. Si vous vous retrouvez impliqué dans une enquête, vous devez coopérer et répondre à toutes les questions de manière complète et avec honnêteté. Toutes les parties impliquées, y compris la partie accusée, ont droit à la confidentialité afin d’éviter les atteintes inutiles à leur réputation. Par conséquent, si vous participez à une enquête ou en avez connaissance, vous devez en préserver la confidentialité.

Tous les signalements de mauvaise conduite ou de soupçon de mauvaise conduite sont confidentiels et seront soigneusement étudiés.

Cela signifie que votre signalement ne sera communiqué qu’à un nombre limité de personnes, qui seront toutes sous l’obligation de garder le signalement confidentiel. Il n’est pas possible d’effectuer de signalement par le biais d’une ligne d’assistance anonyme ; cependant, si vous ne vous sentez pas à l’aise pour discuter du problème en personne comme première étape, vous pouvez envoyer un e-mail à votre superviseur et/ou au service des ressources humaines de votre unité commerciale

Si vous n’êtes pas en mesure ou si vous êtes mal à l’aise de signaler le problème à un superviseur et/ou au sein de votre service, vous pouvez également faire part de votre préoccupation au Responsable désigné.

Le Groupe garantit que l’identité de toute personne signalée et tous les signalements seront traités en toute confidentialité.

Le Groupe s’engage à protéger la confidentialité de ses Salariés.

Nous ferons tout ce qui est raisonnable pour protéger les données à caractère personnel contre un accès ou un traitement non autorisé. Vous pouvez envoyer un courriel au service des ressources humaines de votre unité commerciale afin d’avoir accès à vos données à caractère personnel et, selon le cas, rectifier, compléter, mettre à jour, bloquer ou supprimer ces données

  1. Absence de représailles

    Les Salariés qui, de bonne foi, cherchent des conseils, soulèvent des préoccupations relatives à une mauvaise conduite (réelle ou suspectée) en conformité avec la Politique, font ce qu’il faut faire. Le Groupe ne permettra pas de représailles contre ces salariés. Toutes les représailles constitueront, en elles-mêmes, une mauvaise conduite et doivent être signalées en conformité avec la Politique.

Tout le Personnel du Groupe recevra et examinera une copie de la présente Politique. Envea dispensera des programmes ou des modules de formation périodiques pour former le Personnel du Groupe aux exigences et aux obligations de la présente Politique. Le Personnel du Groupe doit suivre cette formation sur demande. Le Responsable désigné conservera les registres de présence et/ou de participation établissant la conformité à cette exigence.

Si vous avez des questions concernant cette procédure d’alerte ou si vous avez besoin d’aide supplémentaire, veuillez contacter le responsable des Ressources Humaines du Groupe. Pour plus d’informations sur la politique, veuillez contacter le Responsable désigné.